很多活动公司平时运行的时候,效率很高。但是对效率的极致追求,其实是对缓冲器的放弃。一旦遇到现场突发情况,就会变得非常脆弱。脆弱和效率的背后,是冗余和健壮。
十多年过去,我们做了很多很多场活动执行,也有了很多新的理解,有自己的一些判断办法。
![](/uploads/images/allimg/200616/0649354032-1.jpg)
第一个重要的要素:是否用循环解决问题?
真的吗?我们往下看。
启动环节,大约占4%。 计划环节,大约占36%。 执行环节,大约占25%。 控制环节,大约占28%。 收尾环节,大约占7%。
很多人想象不到,也难以接受,计划竟然要占整个项目1/3的精力。控制的环节,竟然也比执行的环节耗费的心力多。
![](/uploads/images/allimg/200616/0649351316-5.jpg)
![](/uploads/images/allimg/200616/064935OA-7.jpg)
![](/uploads/images/allimg/200616/0649353417-9.jpg)
![](/uploads/images/allimg/200616/0649351403-11.jpg)
制图:活动管家
这个能力,至关重要。如何强调都不为过。
把目标拆解为任务,也被叫做“Work Breakdown Structure”(工作分解结构),简称WBS。
比如一场户外晚会型活动,灯光、音响、舞台、舞美、基础搭建以及大屏各项目负责人每人领走各自的任务。负责人,可能会再给自己下面10个一线搭建每人分配运输、搭建、调试、接电等任务。为了以防万一,还可能会给下面暗中加码提前规定交场时间。上面是两天交场的任务,最后下面合起来是一天就顺利交场了。不然彼此博弈,讨价还价。这可能是大部分公司的现状。
那什么是“拆解”?
以十小时完成搭建是结果,我们要试着还原出做到十时小前面的动作,拆解KPI。
比如说十小时交场,装车、卸车、搬运、搭建、调试各自己需要多少时间,拆解计算出要每个环节人数配置。根据现场情况,想要限期内交场,又拆解出需要多少总人数。根据工程专业情况,再拆解出可以去哪些对应的技术人员……
一步一步拆解成动作,让下级清楚地知道应该做什么,可以完成自己的目标。
![](/uploads/images/allimg/200616/0649354032-1.jpg)
就是如果这一步解决不了或者慢了,整个项目也就黄了或者耽误了。
比如挂灯之前,一定要先搭建好灯光架与舞台。
比如设备进场之前,一定要先进行基础搭建,防止施工空间狭隘相互干扰。
而把进场、搭建、接系统、调试等持续时间最长的各个步骤连接起来,得到一条耗时最长的路径,就是“关键路径”。
懂得找到关键路径,并且缩短它。
比如,天气预报说,明天台风登陆,特大暴雨。那么,你有没有为狂风暴雨准备一系列应对工作,这是应急储备。
面对“未知的未知”,有没有“管理储备”?
你不知道会发生什么,也不知道会不会发生,怎么办?所以有的公司会特别留出来一定比例的资源与人手,来应对不可预见不可抗力的情况。
比如,客户临时加大舞台,改舞台的高度。为了应对突然不靠谱带来的瞬间冲击,启动管理储备,调用应急车辆,不耽误现阶段施工进行。
比如,公司会有“可调动同行资源”。为了应对项目突然上马带来的瞬间冲击。
比如,公司会有“现场调解员”。为了应对现场突如其来的手续及事件等耽误施工进度的冲击。
如果没有缓冲器,轻则波动,重则猝死。
很多公司平时运行的时候,效率很高。但是对效率的极致追求,其实是对缓冲器的放弃。一旦遇到现场突发情况,就会变得非常脆弱。脆弱和效率的背后,是冗余和健壮。
尤其在与物业安保衔接上,面对突如其来的手续或不愉快,很多一线施工人员会有想逃避现场的表现。
一线人员是很难理解“缓冲器”的价值的。
在几乎所有大型演出中,都有一个详细的施工图。施工图分解成明细的步骤,有一个专门巡场的监工小组。所有核心将领、技术人员、巡场员,办公都在这里。通过不断获得的施工进度,成品质量、预期效果推演,随时做出对应决策。
![](/uploads/images/allimg/200616/0649354032-1.jpg)
这是复杂陌生的现场局势,倒逼出了对沟通效率的变态要求。所以在现场执行时,可以设立项目执行指挥处,配备快速通信工具(对讲机),获得军事级的沟通效率。
管理者如果时间没有花费在沟通上,这个项目只会占用管理者更多的时间,而且结果往往和初衷背道而驰。
![](/uploads/images/allimg/200616/0649355E3-25.jpg)
![](/uploads/images/allimg/200616/064935O25-31.jpg)
控制的核心逻辑是:纠偏。
今天的进度是完成舞台搭建及灯光架,半天过去了,设备还没有开始进场,怎么办?
观众马上就要进场,结果音响还没有通电调试!
活动就快开始,发现背景板上重要领导名字有错别字?
舞台搭建好了,发现中心点已偏离!
如果你没有计划,你就不知道基准线。
如果不知道基准线,你就无法在执行过程中进行对比。
如果无法对比,你就不知道偏差。
如果不知道偏差,你就意识不到风险。
如果意识不到风险,项目就可能失败。
![](/uploads/images/allimg/200616/0649353G5-33.jpg)
演出
是策划人的一个梦想
让这个梦想能完美的再现舞台
关键是执行团队的作用和操控能力
优秀、专业的执行队伍
能让演出从统筹执行到现场等环节中
充分体现出梦想的“魂”
让每一次演出过程的遗憾降到最低
甚至是零风险。
想要及时了解更多资讯,扫一扫关注我们吧!
0769-26512345
PHOTO CREDIT:
文中摄影、设计、理念、创意归主办方所有
如有侵权请与我们联系,我们将及时删除,谢谢